Allgemeine Teilnahmebedingungen der bsh medical communications GmbH
im Geschäftsverkehr mit ÄrztInnen / med. Fachpersonal / Teilnehmer / Unternehmer
(Stand Juli 2026)
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien
1.1 Diese Teilnahmebedingungen regeln ausschließlich die Teilnahme von Unternehmern im Sinne von § 14 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) („Teilnehmer“), das heißt natürlichen oder juristischen Personen, welche die Ware oder Leistung zur gewerblichen oder beruflichen Verwendung erwerben und gegenüber Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen an Präsenz- und Online-Veranstaltungen (Kongresse, Tagungen, Seminare, Kurse) der bsh medical communications GmbH (nachfolgend „Veranstalterin oder auch „wir/uns“).
1.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Teilnehmers finden keine Anwendung; abweichende Bedingungen gelten nur, wenn die Veranstalterin sie ausdrücklich schriftlich anerkannt hat. Unser Schweigen auf derartige abweichende Bedingungen gilt insbesondere nicht als Anerkennung oder Zustimmung, auch nicht bei zukünftigen Verträgen.
1.3 Unsere Teilnahmebedingungen gelten anstelle etwaiger Einkaufsbedingungen des Kunden auch dann, wenn nach diesen die Auftragsannahme als bedingungslose Anerkennung der Einkaufsbedingungen vorgesehen ist, oder wir nach Hinweis des Kunden auf die Geltung seiner Allgemeinen Einkaufsbedingungen liefern oder leisten, es sei denn, wir haben ausdrücklich auf die Geltung unserer Teilnahmebedingungen verzichtet. Der Ausschluss der Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Kunden gilt auch dann, wenn die Teilnahmebedingungen zu einzelnen Regelungspunkten keine gesonderte Regelung enthalten.
§ 2 Anmeldung, Vertragsschluss und Zahlungsbedingungen
2.1 Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über das Online-Buchungsportal der Veranstalterin (www.medical-communications.de); schriftliche oder telefonische Anfragen stellen lediglich unverbindliche Anfragen dar.
2.2 Mit Abschluss des Buchungsvorgangs gibt der Teilnehmer ein verbindliches Angebot uns gegenüber ab; der Vertrag kommt mit Zugang der elektronischen oder schriftlichen Buchungsbestätigung der Veranstalterin zustande.
2.3 Die Teilnahmegebühr ist – vorbehaltlich abweichender Vereinbarung – innerhalb Deutschlands per SEPA-Lastschrift zu zahlen; die Lastschrift wird regelmäßig etwa sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn eingezogen. Scheitert ein Lastschrifteinzug aus Gründen, die der Teilnehmer zu vertreten hat (z.B. mangelnde Kontodeckung, falsche oder unleserliche Angaben), kann die Veranstalterin die tatsächlich angefallenen Rücklastschriftkosten an den Teilnehmer weiterbelasten.
2.4 Die Teilnahmegebühren beruhen auf der gültigen Umsatzsteuer; Änderungen, die sich dem Einfluss der Veranstalterin entziehen (insbesondere steuerliche Änderungen), bleiben vorbehalten.
§ 3 Teilnahme an Kursen und begrenzte Teilnehmerzahlen
3.1 Bei Veranstaltungen in Form von Kursen, ist die Teilnehmerzahl pro Kurs auf das von der Veranstalterin vor Vertragsschluss gegenüber dem Teilnehmer verlautbarte Maß begrenzt; die Vergabe der verfügbaren Kursplätze erfolgt nach Reihenfolge des Eingangs der vollständigen Anmeldung und Zahlung.
3.2 Die Veranstalterin ist berechtigt, Kursanmeldungen zurückzuweisen oder inhaltsgleiche Alternativkurse anzubieten, wenn die maximale Teilnehmerzahl bereits erreicht ist; ein Anspruch auf Teilnahme an einem bestimmten Kurs besteht nicht, es sei denn, dies ist ausdrücklich vereinbart. Vor Ort können Kursplätze nur nach Verfügbarkeit vergeben werden.
§ 4 Stornierung durch den Teilnehmer
4.1 Der Teilnehmer kann seine Teilnahme schriftlich per E-Mail oder postalisch stornieren.
• Geht die Stornierung der Veranstalterin spätestens sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn zu, erstattet die Veranstalterin 50 % der Teilnahmegebühr; die übrigen 50 % gelten als pauschalierter Schadensersatz für bereits angefallene Planungskosten, Kontingentvorhaltung und Dienstleisterbindung. Der Teilnehmer kann jedoch nachweisen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, wodurch sich die pauschale Stornogebühr entsprechend reduziert. Dabei bleibt dem Teilnehmer vorbehalten nachzuweisen, dass der Veranstalterin kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
• Geht die Stornierung nach diesem Zeitpunkt bei der Veranstalterin ein, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung, da die Veranstalterin die Plätze aufgrund ärztlicher Dienstpläne in der Regel nicht mehr anderweitig vergeben kann; der Teilnehmer kann jedoch nachweisen, dass der Veranstalterin kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, wodurch sich die pauschale Stornogebühr entsprechend reduziert.
4.2 Der Teilnehmer kann der Veranstalterin eine Ersatzteilnehmerin oder einen Ersatzteilnehmer aus demselben Unternehmen oder aus seinem beruflichen Umfeld benennen, der vollständig in den Vertrag eintritt; hierfür kann die Veranstalterin eine angemessene Bearbeitungsgebühr verlangen, die nach dem typischen Aufwand für Umschreibung der Unterlagen und ggf. Rechnungsänderungen bemessen wird. Besondere Wünsche zur Rechnungsstellung (z.B. Kostenstellen, abweichende Rechnungsempfänger) sind bei Anmeldung mitzuteilen; nachträgliche Änderungen können von der Veranstalterin mit einer angemessenen, am tatsächlichen Mehraufwand orientierten Bearbeitungsgebühr gegenüber dem Teilnehmer abgerechnet werden.
§ 5 Änderungen, Verlegung und Absage durch die Veranstalterin
5.1 Die Veranstaltungen und Kurse finden nur bei Erreichen einer von der Veranstalterin festgelegten und dem Teilnehmer vor Vertragsschluss auf Nachfrage mitgeteilten Mindestteilnehmerzahl statt; bleibt diese unterschritten, kann die Veranstalterin die betreffende Veranstaltung oder einzelne Kurse absagen oder auf einen anderen Termin bzw. einen anderen Veranstaltungsort (einschließlich virtueller Formate) verlegen.
5.2 Die Veranstalterin ist berechtigt, einzelne Referenten auszutauschen, die Reihenfolge oder den zeitlichen Ablauf einzelner Programmpunkte zu ändern sowie die Veranstaltung an einen anderen, für den Teilnehmer zumutbaren Veranstaltungsort oder auf einen anderen, für den Teilnehmer zumutbaren Termin zu verlegen, sofern hierfür ein sachlicher Grund besteht und der Gesamtcharakter, der wesentliche Inhalt und der Vertragszweck der Veranstaltung gewahrt bleiben.
Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor bei Erkrankung, Verhinderung oder Ausfall eines Referenten, bei organisatorisch oder technisch bedingten Störungen, bei der Nichtverfügbarkeit des vorgesehenen Veranstaltungsortes, aufgrund behördlicher Anordnungen oder sonstiger von der Veranstalterin nicht oder nur unerheblich beeinflussbarer Umstände.
Die Veranstalterin wird bei der Ausübung ihres Änderungsrechts die berechtigten Interessen der Teilnehmer angemessen berücksichtigen. Änderungen sind nur zulässig, soweit sie dem Teilnehmer unter Berücksichtigung der Interessen beider Vertragsparteien zumutbar sind.
Über wesentliche Änderungen des Veranstaltungsprogramms, des Veranstaltungsortes oder des Veranstaltungstermins wird die Veranstalterin den Teilnehmer unverzüglich nach Kenntniserlangung in Textform informieren.
Ist eine Änderung für den Teilnehmer unzumutbar oder betrifft sie wesentliche, für seine Buchungsentscheidung maßgebliche Bestandteile der Veranstaltung, ist der Teilnehmer berechtigt, innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, spätestens jedoch vor Beginn der geänderten Veranstaltung, kostenfrei vom Vertrag zurückzutreten. In diesem Fall werden bereits gezahlte Teilnahmegebühren vollständig erstattet. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
Muss die Veranstaltung insgesamt abgesagt werden, wird die Veranstalterin den Teilnehmer unverzüglich informieren. Bereits gezahlte Teilnahmegebühren werden vollständig erstattet.
Ansprüche des Teilnehmers auf Ersatz von Reise-, Übernachtungs- oder sonstigen Aufwendungen sowie weitergehende Schadensersatzansprüche bestimmen sich ausschließlich nach den gesetzlichen Vorschriften und nach § 7 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Eine in § 7 geregelte Haftungsbeschränkung gilt nicht, soweit eine Haftung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.
5.3 Kann die Veranstaltung aufgrund eines Ereignisses höherer Gewalt, einer behördlichen Anordnung oder eines erheblichen, nicht anders abwendbaren Sicherheitsrisikos nicht oder nicht wie vereinbart durchgeführt werden, ist die Veranstalterin berechtigt, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlichen und dem Teilnehmer zumutbaren Anpassungen vorzunehmen oder die Veranstaltung abzusagen.
Als Ereignisse höherer Gewalt gelten von außen kommende, bei Vertragsschluss nicht vorhersehbare und auch durch zumutbare Sorgfaltsmaßnahmen nicht vermeidbare Ereignisse, die außerhalb des Einflussbereichs der Veranstalterin liegen. Hierzu können insbesondere Naturereignisse, Epidemien oder Pandemien, Krieg, Terroranschläge, erhebliche Unruhen, flächendeckende Ausfälle der Verkehrs-, Energie- oder Kommunikationsinfrastruktur sowie vergleichbare schwerwiegende Ereignisse gehören.
Ein erhebliches Sicherheitsrisiko liegt nur vor, wenn aufgrund konkreter tatsächlicher Umstände bei Durchführung der Veranstaltung eine ernsthafte Gefahr für Leben, Körper, Gesundheit oder sonstige bedeutende Rechtsgüter der Teilnehmer, Referenten, Beschäftigten oder sonstigen an der Veranstaltung beteiligten Personen zu erwarten ist und diese Gefahr nicht durch zumutbare organisatorische oder technische Maßnahmen beseitigt werden kann.
Anpassungen nach Absatz 1 dürfen insbesondere den Veranstaltungsort, den Veranstaltungstermin, den zeitlichen Ablauf, einzelne Programmpunkte oder – soweit nach Art und Inhalt der Veranstaltung geeignet – die Umstellung auf eine digitale oder hybride Durchführung betreffen. Eine Anpassung ist nur zulässig, wenn sie unter Berücksichtigung der Interessen beider Vertragsparteien für den Teilnehmer zumutbar ist und der Gesamtcharakter, der wesentliche Inhalt und der Vertragszweck der Veranstaltung gewahrt bleiben.
Die Veranstalterin wird den Teilnehmer über eine wesentliche Anpassung oder die Absage der Veranstaltung unverzüglich nach Kenntniserlangung in Textform informieren.
Ist eine wesentliche Anpassung für den Teilnehmer unzumutbar oder betrifft sie Umstände, die für seine Buchungsentscheidung erkennbar von wesentlicher Bedeutung waren, kann der Teilnehmer innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, spätestens jedoch vor Beginn der geänderten Veranstaltung, kostenfrei vom Vertrag zurücktreten. Bereits gezahlte Teilnahmegebühren werden in diesem Fall vollständig erstattet.
Wird die Veranstaltung vollständig abgesagt, entfällt der Anspruch der Veranstalterin auf die Teilnahmegebühr. Bereits gezahlte Teilnahmegebühren werden unverzüglich vollständig erstattet. Wird die geschuldete Veranstaltungsleistung nur teilweise erbracht, richtet sich die Erstattung der Teilnahmegebühr nach dem Umfang der nicht erbrachten Leistung.
Die vorstehenden Absätze beschränken nicht die gesetzlichen Ansprüche des Teilnehmers, soweit die Veranstalterin das zur Anpassung oder Absage führende Ereignis zu vertreten hat.
§ 6 Veranstaltungsort und externe Leistungsträger
Die Veranstalterin ist selbst kein Veranstaltungsort; die Veranstaltungen finden in von ihr ausgewählten externen Tagungsstätten oder virtuell statt. Leistungen Dritter (insbesondere Hotelübernachtungen, Reiseleistungen, gastronomische Angebote) erbringt der jeweilige externe Leistungsträger im eigenen Namen und auf eigene Rechnung; dessen Vertragsbedingungen gelten zusätzlich und sind vom Teilnehmer zu beachten. Die Veranstalterin schuldet nur die Organisation und Durchführung der vertragsimmanenten fachlichen Tagungs- und Kursinhalte; etwaige Ansprüche im Zusammenhang mit externen Leistungen sind unmittelbar gegenüber dem jeweiligen Leistungsträger geltend zu machen.
§ 7 Haftung
7.1 Die vertragliche und gesetzliche Haftung der Veranstalterin sowie der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Veranstalterin für Schadensersatz und Aufwendungsersatz, gleich aus welchem Rechtsgrund, wird wie folgt ausgeschlossen beziehungsweise beschränkt:
(a) Für die leicht fahrlässige Verletzung Wesentlicher Vertragspflichten aus dem Schuldverhältnis haftet die Veranstalterin der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden.
„Wesentliche Vertragspflichten“ sind solche Verpflichtungen, deren Erfüllung den Vertrag prägt und auf die der Kooperationspartner vertrauen durfte.
(b) Für (i) die leicht fahrlässige Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis, die nicht Wesentliche Vertragspflichten sind, sowie (ii) höhere Gewalt, haftet die Veranstalterin jeweils nicht.
7.2 Die vorgenannte Haftungsbeschränkung gilt nicht (i) in den Fällen zwingender gesetzlicher Haftung (insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz), (ii) wenn und soweit die Veranstalterin eine Garantie oder ein garantiegleiches Beschaffungsrisiko nach § 276 BGB übernommen hat, (iii) für schuldhaft verursachte Verletzungen von Leben, Körper und/oder Gesundheit), auch durch Vertreter oder Erfüllungsgehilfen, sowie (iv) im Falle des Verzuges bei einem fixen Leistungstermin.
7.3 Eine Umkehr der Beweislast ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.
§ 8 Mitwirkung des Teilnehmers und Verantwortlichkeit
Der Teilnehmer ist verpflichtet, alle für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Informationen rechtzeitig zu übermitteln und etwaige Zugangs- und Systemvoraussetzungen bei Online-Veranstaltungen zu erfüllen. Kommt der Teilnehmer seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, kann dies die Durchführung beeinträchtigen; in diesem Fall bleibt die Vergütungspflicht bestehen, soweit die Veranstalterin die Leistung vertragsgemäß anbietet und der Teilnehmer die Nichtnutzung zu vertreten hat. Der Teilnehmer haftet dafür, dass von ihm oder seinen Mitarbeitern eingebrachte Inhalte (z.B. Fallbeispiele, Präsentationen) keine Rechte Dritter verletzen und keine vertraulichen Patientendaten ohne ausreichende Anonymisierung enthalten.
§ 9 Abtretung, Vertragsübernahme und gesamtschuldnerische Haftung
Tritt auf Wunsch des Teilnehmers eine dritte Unternehmung in den Vertrag ein, haftet sie neben dem ursprünglichen Teilnehmer als Gesamtschuldner für die Teilnahmegebühr und etwaige Bearbeitungsentgelte. Die Abtretung von Ansprüchen aus dem Vertrag durch den Teilnehmer bedarf der schriftlichen Zustimmung der Veranstalterin; hiervon ausgenommen ist die Abtretung im Rahmen eines Konzernverbunds, die der Veranstalterin lediglich anzuzeigen ist. § 354a HGB bleibt unberührt.
§ 10 Schriftform und Kommunikation
Mündliche Nebenabreden sind nur wirksam, wenn sie durch die Veranstalterin schriftlich oder in Textform bestätigt werden. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages einschließlich dieser Teilnahmebedingungen bedürfen der Schriftform; die Textform (einschließlich E-Mail) genügt, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Rechtserhebliche Erklärungen des Teilnehmers (z.B. Rücktritt, Stornierung, Umbuchung) sind an die im Buchungsportal oder in der Buchungsbestätigung angegebene Kontaktadresse der Veranstalterin zu richten. § 305b BGB (Vorrang der Individualabrede) bleibt unberührt.
§ 11 Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen erfolgt auf Basis der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung der Veranstalterin, die über das Buchungsportal und auf der Unternehmenswebsite abrufbar ist und von einem externen Datenschutzexperten fortlaufend aktualisiert wird. Die Datenschutzerklärung informiert insbesondere über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer sowie Rechte der Betroffenen; im Rahmen des B2B-Verkehrs verarbeitet die Veranstalterin vor allem Kontaktdaten der Teilnehmer und Rechnungsdaten für die Vertragsdurchführung.
§ 12 Schlussbestimmungen
12.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
12.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesen Teilnahmebedingungen und den hierunter geschlossenen Verträgen ist der Sitz der Veranstalterin in Düsseldorf.
12.3 Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages aus Gründen des Rechtes der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach §§ 305 bis 310 BGB ganz oder teilweise unwirksam/nichtig oder nicht durchführbar sein oder werden, gelten die gesetzlichen Regelungen.
Beruht die Unwirksamkeit einer Bestimmung dieses Vertrages ausschließlich auf einem anderen Grund gilt:
Die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit einer oder mehrerer Regelungen dieser Vereinbarung lässt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen dieser Vereinbarung unberührt. Dasselbe gilt für den Fall, dass die Vereinbarung eine an sich notwendige Regelung nicht enthält. Die Parteien werden in einem solchen Fall, die unwirksame oder undurchführbare Regelung oder Regelungslücke durch eine gesetzlich zulässige und durchführbare Regelung, die dem wirtschaftlichen Sinn und Zweck der unwirksamen, undurchführbaren oder fehlenden Regelung nach der Vorstellung der Parteien wirtschaftlich am nächsten kommt, ersetzen. Der Rechtsgedanke des § 139 BGB findet – auch im Sinne einer Beweislastregel – keine Anwendung.